○下関市文書取扱規程

平成17年2月13日

訓令第4号

目次

第1章 総則(第1条―第6条)

第2章 簿冊(第7条)

第3章 文書の収受及び配布(第8条―第11条)

第4章 文書の処理(第12条―第27条)

第5章 文書の浄書及び発送(第28条―第36条)

第6章 文書の整理、編集及び保存(第37条―第47条)

第7章 雑則(第48条―第50条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、別に定めるものを除き、文書の取扱いについて、必要な事項を定めることを目的とする。

(文書取扱いの原則)

第2条 文書は、全て正確かつ迅速に取り扱い、常に事務能率の向上に役立つように処理されなければならない。

(定義)

第3条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(2) 対内文書 市長の事務部局内又は市長の事務部局と他の執行機関の事務局との間で相互に収受し、又は施行する文書をいう。

(3) 対外文書 対内文書以外の文書で、収受し、又は施行するものをいう。

(5) 部長 部の長をいう。

(6) 課 下関市行政組織規則に定める本庁に置かれる課、総合支所に置かれる課及び事務所、東京事務所、支所(総合支所の所管区域に存する支所を除く。)、動物愛護管理センター、豊田中央病院に置かれる事務局並びに出納室をいう。

(7) 課長 課の長をいう。

(8) 課長補佐 課に置かれる課長補佐、所長補佐、東京事務所次長、支所長補佐、センター長補佐及び室長補佐並びに豊田中央病院事務局長補佐をいう。

(課長の責務)

第4条 課長は、常にその課の文書事務が円滑適正に処理されるように努め、所属職員を指導しなければならない。

(文書主任等)

第5条 課長の文書事務を補佐するため、課に文書主任を置く。

2 文書主任は、課長補佐(課長補佐が2人以上置かれている課にあっては、課長の指定する課長補佐)をもって充てる。ただし、課に課長補佐が置かれていないときは、課長が指定する者をもって文書主任とする。

3 文書主任は、課長の命を受けて、その課における次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書処理の促進及び改善に関すること。

(2) 文書の整理及び保管に関すること。

(3) その他文書処理に関し必要なこと。

4 文書主任が不在のときは、文書主任でない課長補佐又は課長が指定する者がその事務を代行する。

(総務課長の責務)

第6条 総務課長は、常に各課における文書の取扱いに留意し、文書取扱いが適正かつ円滑に処理されるように指導しなければならない。

第2章 簿冊

(備付簿冊)

第7条 文書の取扱いに必要な簿冊は、次のとおりとする。

(1) 総務課に備えるもの

 書留配布簿(様式第1号)

 電報配布簿(様式第2号)

 令達番号簿(様式第3号)

(2) 各課に備えるもの

 文書整理簿(様式第4号)

 書留配布簿(本庁舎以外の庁舎に置かれる課が当該庁舎において書留郵便物を受け取る窓口となっている場合に限る。)

 電報配布簿(本庁舎以外の庁舎に置かれる課が当該庁舎において電報を受け取る窓口となっている場合に限る。)

2 前項第2号に定めるもののほか、各課に必要な簿冊を置くことができる。

第3章 文書の収受及び配布

(収受手続)

第8条 到着文書は、総務課において収受し、別表第1に定めるところにより処理しなければならない。ただし、主管課(当該文書の内容に係る事務を分掌する課をいう。以下同じ。)に直接到着した文書は、主管課において収受することができる。

2 課長は、総務課備付けの文書配布棚(以下「文書棚」という。)を用いて配布された文書等で、収受日付印(以下「受付印」という。)を要するものについては、総務課長に押印を求めなければならない。ただし、主管課備付けの受付印を押印する場合は、これによることができる。

3 前項ただし書の受付印には、収受の日付、主管課の名称、文書の番号及び受付印であることがわかる文字を表示するものとする。この場合において、主管課の名称の文字数が多いときは、主管課を判別できる範囲でその一部を省略することができる。

(電子メール等による照会等)

第9条 電子メール、ファクシミリ等(以下「電子メール等」という。)による照会、回答、報告等で重要なものについては、速やかに保存に耐えうる紙に出力しなければならない。この場合において、当該出力した紙を到着文書とみなす。

(数課に関係ある文書)

第10条 2以上の課に関係のある文書は、関係の最も深い課に配布し、主管の明らかでないものについては、総務課長の定めるところによる。

(文書の回付)

第11条 課長は、配布を受けた文書中主管に属しないものがあるときは、速やかに総務課に回付しなければならない。

第4章 文書の処理

(処理の原則)

第12条 課長は、文書の配布を受けたとき又は直接到着した文書を収受したときは、速やかに閲覧し、文書(軽易な文書及び別に管理する文書を除く。)を文書整理簿に登載させるとともに、自ら処理するもののほか、処理期限等を指示して、当該事務の担当職員に起案又は供覧の処理をさせなければならない。

(文書の起案)

第13条 文書の起案は、起案用紙(様式第5号及び様式第6号)及び起案本文用紙(様式第7号)(以下「起案用紙等」という。)を用い、次により作成しなければならない。ただし、次項の規定により作成するもの、庶務事務システム(職員の服務の管理、給与の支給等に関する事務の処理等を行う電子情報システムをいう。以下同じ。)により電子決裁(電子的な方式により文書を起案し、回議し、及び決裁することをいう。第17条の2第2号において同じ。)を行うもの、一定の様式があるもの、定例のもので一定の簿冊によって処理できるもの又は軽易な事件で文書の余白に処理案を朱記して処理できるものは、この限りでない。

(1) 件名及び伺文を簡潔に記載すること。

(2) 文字は、常用漢字、現代仮名遣いにより、文意は簡明、字画は明瞭であること。字句を訂正したときは、訂正者が認印すること。

(3) 起案用紙等は、原則として、黒色のインクを用いてボールペン又はペンにより記載し、又は訂正するものとし、鉛筆(記載したものを容易に消去することのできる筆記用具を含む。)は使用しないこと。

(4) 必要により起案理由を付け、関係法令の条文その他参考資料を付記し、かつ、関係書類を添付すること。

(5) 施行上特殊な取扱いを必要とするものは、その旨を表示すること。

2 ワードプロセッサ等を使用して起案本文を作成する場合は、起案本文用紙に代えて、原則として次の書式により出力したものを使用することができる。

(1) 文字の大きさは、12ポイントとする。

(2) 1行の文字数は、35字とする。

(3) 1ページの行数は、30行とする。

(4) 文字の書体は、明朝体とする。

(5) 用紙の大きさは、日本産業規格A列4とする。

3 文書を起案したときは、当該文書(庶務事務システムにより処理する文書、軽易な文書及び別に管理する文書を除く。)を文書整理簿に登載するものとする。

(文書の供覧)

第14条 文書の供覧は、供覧用紙(様式第8号)を用い、供覧用紙の所定の欄に「供覧」と記載して行わなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、起案を要する文書で重要若しくは異例に属すると認められるもの又は処理について長期の日時を要するものは、供覧用紙を用い、供覧用紙の所定の欄に「一応供覧」と記載し、意見等を付して速やかに上司に供覧し、その指示又は承認を受けなければならない。

3 前2項の場合において、別に供覧する様式を定めているとき、又は軽易な事件で文書の余白に供覧する旨を記載して処理するときは、供覧用紙を用いないことができる。

4 文書を供覧したときは、当該文書(軽易な文書及び別に管理する文書を除く。)を文書整理簿に登載するものとする。

(文書の例式)

第15条 文書の例式等は、別に定めるところによる。

(文書の記号及び番号)

第16条 文書整理簿に登載する文書は、全て記号及び番号を付さなければならない。

2 記号は、「下」の次に課名の頭文字を付したものとする。ただし、2以上の課において同一となる次の記号については、当該各号に掲げる課の組織名中の文字例によるものとする。

(1) 

下関市東京事務所 東

下関市役所彦島支所 彦島支

下関市役所長府支所 長府支

下関市役所王司支所 王司支

下関市役所清末支所 清末支

下関市役所小月支所 小月支

下関市役所王喜支所 王喜支

下関市役所吉田支所 吉田支

下関市役所勝山支所 勝山支

下関市役所内日支所 内日支

下関市役所川中支所 川中支

下関市役所安岡支所 安岡支

下関市役所吉見支所 吉見支

下関市動物愛護管理センター 動

(2) 

財政部市民税課 財市

市民部市民サービス課 市サ

産業振興部市場流通課 市場

都市整備部市街地開発課 市開

(3) 

市民部生活安全課 市生

福祉部生活支援課 福生

保健部生活衛生課 保生

(4) 

福祉部保険年金課 保年

保健部保健医療政策課 保医

(5) 

環境部環境政策課 環政

環境部環境施設課 環施

(6) 

産業振興部産業振興課 産振

産業振興部産業立地・就業支援課 産立

(7) 

農林水産振興部農業振興課 農振

農林水産振興部農林水産整備課 農林

(8) 

観光スポーツ文化部観光政策課 観政

観光スポーツ文化部観光施設課 観施

(9) 

建設部道路河川建設課 道建

建設部道路河川管理課 道管

(10) 

建設部公共建築課 建公

都市整備部公園緑地課 都公

3 前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる課の記号については、「下」の次に当該各号に掲げる文字例を付したものとする。

(1) 下関市役所菊川総合支所に設ける課

 地域政策課 菊川地

 市民生活課 菊川市

 建設農林課 菊川建

 下関北部建設事務所 菊川北

(2) 下関市役所豊田総合支所に設ける課

 地域政策課 豊田地

 市民生活課 豊田市

 建設農林課 豊田建

 下関北部建設事務所 豊田北

(3) 下関市役所豊浦総合支所に設ける課

 地域政策課 豊浦地

 市民生活課 豊浦市

 建設農林水産課 豊浦建

 下関北部建設事務所 豊浦北

(4) 下関市役所豊北総合支所に設ける課

 地域政策課 豊北地

 市民生活課 豊北市

 建設農林水産課 豊北建

 下関北部建設事務所 豊北北

4 第2項の規定にかかわらず、豊田中央病院の記号は、「下豊中病」とする。

5 総務課長は、特に必要があると認める場合は、前3項及び第8項の規定にかかわらず、別に記号を設けることができる。

6 課長は、課に属する出先機関に係る文書について、必要に応じ別に記号を設けることができる。この場合の記号については、その課の記号に、当該出先機関の名称中の文字のうちの1文字を加えたものとする。

7 番号は、記号ごとの暦年による一連番号とする。ただし、同一事件に属する文書は、完結するまで同一番号を用いなければならない。

8 第2項の規定にかかわらず、指令文書の記号は、「下関市指令」の次に課名の頭文字を付したものとする。ただし、第2項各号及び第3項各号に掲げる課の記号については「下関市指令」の次に当該各号に掲げる文字例を付したものとし、豊田中央病院の記号については「下関市指令」の次に「豊中病」を付したものとする。

9 第1項の規定にかかわらず、文書の形式又は性質によっては、記号及び番号を付さないことができるものとする。

(決裁区分の表示)

第17条 下関市事務決裁規程(平成17年訓令第1号)に定める決裁区分(以下「決裁区分」という。)の表示は、課長の指示により起案者(起案又は供覧を行う担当職員をいう。以下同じ。)が回議書(決裁済みでない起案又は供覧の文書をいう。以下同じ。)の所定の欄に表示しなければならない。

(決裁の方法)

第17条の2 文書の決裁は、次の各号に掲げる決裁の区分に応じ、当該各号に定める方法により行うものとする。

(1) 紙決裁(紙により文書を起案し、回議し、及び決裁することをいう。) 回議書の所定の欄に押印をすること。

(2) 電子決裁 庶務事務システムに承認等をした旨を登録すること。

(関係部課長への合議)

第18条 他の部課に関係のある回議書は、次の区分により関係部課長に合議しなければならない。

(1) 決裁区分が、甲、乙又は丙に属する回議書は、関係部長

(2) 決裁区分が、丁又は丁2に属する回議書は、関係課長

2 合議を受けた関係部課長は、必要があると認めるときは、関係課長又は関係係長を経由させることができる。

3 合議は、関係の深い部課長から順次行わなければならない。

4 合議を受けた回議書は、直ちに処理しなければならない。ただし、処理に日時を要するときは、その旨を主管課長に通知しなければならない。

5 合議を受けた部課長は、合議を受けた回議書の内容に異議があるときは、主管部長又は主管課長(以下この項において「主管部課長」という。)と協議するものとする。この場合において、主管部課長と合議を受けた部課長とで意見が異なり協議が整わないときは、主管部課長は、上司にその旨を報告し、その指示を受けなければならない。

(合議者が不在のときの合議)

第19条 前条及び第22条から第22条の5までの規定により合議を受けるべき者(以下「合議者」という。)が不在のときの合議は、次に定めるところによる。

(1) 決裁区分が甲、乙又は丙に属する回議書は、部次長を置く部にあっては、関係部次長(関係部次長が不在のときは関係課長、関係部次長及び関係課長がともに不在のときは関係課長補佐)、部次長を置かない部にあっては、関係課長(関係課長が不在のときは関係課長補佐)に合議しなければならない。

(2) 決裁区分が丁又は丁2に属する回議書は、関係課長補佐(関係課長補佐が不在のときは、関係部長又は関係部次長)に合議しなければならない。

2 前項の規定により合議者以外の者が合議を受けた場合において、当該者は、後閲を要すると認める回議書には「要後閲」と記載するものとする。

3 「要後閲」と記載された回議書については、決裁後、起案者の責任において速やかに合議者の後閲を受けなければならない。

第19条の2 次条第1項の規定により総合政策部長が合議を受けるべき場合であって、総合政策部長が不在であるときは、総合政策部次長に合議しなければならない。この場合においては、前条第2項及び第3項の規定を準用する。

(総合政策部長への合議)

第20条 次に掲げる回議書は、原則として総合政策部長に合議しなければならない。

(1) 決裁区分が、甲又は乙に属する回議書(旅行命令書及び職員課が回議する職員の人事に係るものを除く。)

(2) 決裁区分が丙に属する回議書で、市の発行する図書、小冊子、ちらし、ビデオその他の出版物に係るもの

(3) その他総合政策部長に合議することが適当と認められる回議書

2 総合政策部長は、前項の場合において必要があると認めるときは、関係課長又は関係係長を経由させることができる。

(政策調整監、統括技術監、契約事務専門監又は保健技術監への合議)

第21条 決裁区分が、甲、乙又は丙に属する回議書で、政策調整監、統括技術監、契約事務専門監又は保健技術監の担任事務に関するものは、政策調整監、統括技術監、契約事務専門監又は保健技術監に合議しなければならない。

(総務部長、総務課長への合議)

第22条 次に掲げる回議書は、総務課長を経由の上、総務部長に合議しなければならない。

(1) 市議会に提出する議案及び報告に係る回議書

(2) 条例、規則及び訓令の制定、改正及び廃止に係る回議書

(3) 地方自治法(昭和22年法律第67号)第179条第1項若しくは第2項の規定による処分又は同法第180条第1項の規定による専決処分に係る回議書

(4) 下関市債権管理条例(平成27年条例第64号)第6条第1項の規定による非強制徴収債権の放棄に係る回議書

(5) 決裁区分が、甲、乙又は丙に属する契約に係る回議書(定例のあるものを除く。)

(6) 決裁区分が、甲、乙又は丙に属する指定管理者に係る回議書で総務部長が必要と認めるもの

(7) その他総務部長に合議することが適当と認められる回議書

2 次に掲げる回議書は、総務課長に合議しなければならない。

(1) 決裁区分が、丁又は丁2に属する契約に係る回議書(定例のあるものを除く。)

(2) 決裁区分が、丁又は丁2に属する指定管理者に係る回議書で総務課長が必要と認めるもの

(3) その他総務課長に合議することが適当と認められる回議書

3 総務部長又は総務課長は、前2項の場合において必要があると認めるときは、関係課長又は関係係長を経由させることができる。

(総務部長、行政管理課長への合議)

第22条の2 次に掲げる回議書は、行政管理課長を経由の上、総務部長に合議しなければならない。

(1) 調停、審査、諮問、調査等を目的としない行政運営上の意見の聴取又は懇談等の場として設ける組織の設置に係る回議書

(2) 複数の部に係る施策を展開する庁内の組織の設置に係る回議書

(3) 下関市PFI事業審査委員会の設置に係る回議書

(4) 民間資金等の活用による公共施設等の整備等の促進に関する法律(平成11年法律第117号)に基づく実施方針の策定、特定事業の選定、民間事業者の選定等に係る回議書

(5) PPP/PFI手法導入優先的検討(多様なPPP/PFI手法の導入が適切かどうかを、自ら公共施設等の整備等を行う従来型手法に優先して検討することをいう。)の評価に係る回議書

(6) 公共施設の存廃に係る回議書並びに個別施設計画(下関市公共施設等総合管理計画に基づき個別施設ごとの具体的な対応方針を定める計画をいう。)の制定、改正及び廃止に係る回議書

2 附属機関(地方自治法第138条の4第3項の規定により設置される機関をいう。以下同じ。)の設置又は運営を定める条例又は規則の制定、改正及び廃止に係る回議書は、行政管理課長に合議しなければならない。

(総務部長、管財課長への合議)

第22条の3 次に掲げる回議書で、決裁区分が甲、乙又は丙に属するものについては管財課長を経由して総務部長に、決裁区分が丁又は丁2に属するものについては管財課長に合議しなければならない。

(1) 公有財産の取得

(2) 公有財産の区分又は種類の変更

(3) 公有財産の所管換又は所属換

(4) 行政財産の用途の変更又は廃止

(5) 普通財産の処分

(6) 公有財産の貸付け又は私権の設定

(7) 行政財産の目的外使用の許可(地方自治法第238条の4第7項の規定による使用の許可をいう。)で、管財課長が指定するもの

(8) 普通財産の出資

(9) 普通財産の土地(その定着物を含む。)の信託

(10) 公有財産に関する争いの処理又は損害賠償の請求若しくは応諾

(11) 前各号に掲げるもののほか、公有財産の管理で、異例に属するもの

(財政部長、財政課長への合議)

第22条の4 次に掲げる回議書で、決裁区分が甲又は乙に属するものについては、財政課長を経由の上、財政部長に合議しなければならない。

(1) 予算の執行伺

(2) 寄附の受領に関する伺

2 次に掲げる回議書で、決裁区分が甲、乙又は丙に属するものについては財政課長を経由して財政部長に、決裁区分が丁又は丁2に属するものについては財政課長に合議しなければならない。

(1) 国又は県に対する負担金、補助金、交付金、委託金等の交付の申請に関する伺

(2) 使用料及び手数料の減免(定まった標準による減免は除く。)に関する伺

(3) 財産の処分、出資、無償貸付及び減額貸付(定まった標準による無償貸付及び減額貸付を除く。)に関する伺

(4) 予算の積算の基礎になっていなかった経費の予算の執行伺

(5) 債務負担行為及び権利放棄に関する伺

(6) 予算を伴う条例、規則等の制定及び改廃に関する伺

(7) 財源に市債が充てられている経費(事務費及び工事雑費を除く。)に関する予算の執行伺

(8) 次に掲げる経費の支出負担行為書

 積立金

 繰出金

 補償、補填及び賠償金

 繰上充用金

(9) 他会計繰出金に関する支出命令書

(10) 下関市公の施設における指定管理者の指定手続等に関する条例(平成17年条例第26号)第2条の規定に基づき指定管理者の指定を受けようとする団体を公募する伺及び同条例第6条第1項の規定に基づき特定の団体を指定管理候補者として選定する伺

3 前2項の規定は、地方公営企業法(昭和27年法律第292号)の適用を受ける会計に係る回議書については、適用しない。

(まちづくり政策課長への合議)

第22条の5 支所長宛ての通知等に係る回議書は、まちづくり政策課長に合議しなければならない。

(回議書の再回)

第23条 合議を受けた部課長は、回議書の再回を要するときは、その旨を表示しなければならない。

(回議書の廃案又は変更)

第24条 起案者は、回議書を廃案にし、又はその内容を変更する必要が生じたときは、上司の承認を受けなければならない。この場合において、当該回議書を関係部課長に合議したときは、起案者は、合議を終了した部課長に、その旨を説明しなければならない。

2 起案者は、回議書を廃案にしたときは、その旨を文書整理簿に登載するものとする。

(決裁済みの回議書の変更)

第24条の2 決裁済みの起案又は供覧の文書(以下「原議書」という。)の内容を変更する必要が生じた場合は、当該変更を行うための文書を起案し、改めて順次決裁を受けなければならない。ただし、当該変更の内容が、客観的に明白な計算違い、誤記、誤植、脱字その他の軽微な誤りに係るものであるときは、この限りでない。

2 起案者は、前項の規定により改めて順次決裁を受ける場合は、変更する前の原議書に変更を加える箇所及び内容並びにその理由を付した資料を添付しなければならない。

(回議書の持ち回り)

第25条 回議書は、原則として、起案者が自ら持ち回らなければならない。

(議案等の処理)

第26条 原議書のうち、議案、条例、規則、訓令及び告示に関するものは、次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 市議会に提出する議案は、総務課において暦年による一連番号を付して、提案の手続を行い、市議会議長から会議の結果報告があったときは、これに原議書(条例に係るものを除く。)を添えて主管課に返付すること。

(2) 条例、規則、訓令及び告示は、総務課において、各種別ごとに暦年による一連番号を付して、令達番号簿に登載し、公布又は令達の手続を行うこと。

(3) 前号のうち、条例、規則、訓令及び例規となる告示の原議書は、総務課で保存すること。

(電話又は口頭による照会)

第27条 電話又は口頭による照会、回答、報告等で重要なものについては、文書を作成し、この章の規定に準じて処理しなければならない。

第5章 文書の浄書及び発送

(浄書及び校合)

第28条 文書を施行するときは、原則として、起案者が浄書及び校合をしなければならない。

(文書の日付)

第29条 文書の日付は、当該文書の発送等の年月日とする。ただし、原議書において、日付の決定があるものについては、当該決定された日付による。

(公印の押印等)

第30条 浄書済みの文書で発送を要するものは、公印を押し、かつ、原議書と契印し、又は電子署名(電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。以下この条において同じ。)を付与しなければならない。ただし、軽易な対外文書(義務を課し、又は権利を制限する文書を除く。)及び対内文書については、これらを省略することができる。

2 公印の押印については下関市公印規則(平成17年規則第6号)に定めるところにより、電子署名の付与については下関市電子署名規則(平成30年規則第61号)に定めるところにより、行わなければならない。

3 第1項ただし書の規定により、公印の押印及び電子署名の付与を省略する場合は、発送する文書(様式等の定めがあるものを除く。)の発信者名の下に「(公印省略)」と表示し、かつ、原議書の管守者等の欄に「公印省略」と表示するものとする。

(文書の発送)

第31条 郵送する文書は、原則として、直接主管課が発送する。この場合において、一時に多数の文書を発送するときは、料金後納又は料金別納の方法によることができる。

第32条 対内文書は、文書棚を利用して配布するものとする。ただし、これにより難いときは、この限りでない。

2 前項の文書は、特に機密を要するもののほか、封筒を使用してはならない。

第33条 逓送自動車を利用して、文書を発送するときは、原則として、その前日までに当該文書を文書棚に収めなければならない。この場合において、必要があると認めるときは、文書収受簿(送付課所と被送付課所との間で当該文書の収受を明らかにするもの)を添えなければならない。

(電子メール等で発送する文書)

第34条 第30条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略した文書(ただし、対外文書にあっては、電子メール等で発送することを相手方が承認したものに限る。)は、電子メール等で発送することができる。

(事務担当の表示)

第35条 発送する文書には、様式等の定めがある場合を除き、必要に応じて当該文書の末尾に課名、係名、電話番号等を表示することができる。

(文書の処理後の整理)

第36条 課長は、文書を処理させたときは、その旨を文書整理簿に記入させ、及び当該文書を整理させなければならない。

第6章 文書の整理、編集及び保存

(整理の原則)

第37条 文書は、常に整理し、重要なものは非常災害に際して支障がないようあらかじめ準備しておかなければならない。

2 未完結文書は、常に一定の場所に整理保管し、担当者が不在の場合でも処理の経過がわかるようにしなければならない。

(完結文書の整理等)

第38条 完結文書は、次に定めるところにより、これを整理しなければならない。

(1) 編集及び成冊は、暦年(会計に関するものは、会計年度)ごとに保存期間別、種類別によること。

(2) 表紙には、名称、年度及び主管課名を記入すること。

(3) 索引目次(様式第9号)を付すること。

(4) 一簿冊に成冊し難いときは、適宜分冊すること。

(5) 文書に附属する図面等で成冊に不便なものは、別に保存し、その旨本書に記載すること。

(保管の例外)

第38条の2 総務課長は、事務処理上特に必要があると認めるときは、主管課の文書を主管課とは異なる特定の課に保管させることができる。

(文書の保存)

第39条 暦年編集の簿冊は翌年3月31日までに、会計年度編集の簿冊は翌年度7月31日までに整理し、主管課において保管することが適当であるものを除き、総務課長の承認を得て、書庫においてこれを保存するものとする。

2 前項の規定により簿冊を書庫に保存する場合は、総務課長が指定する文書保存箱その他長期の保存に耐えることができる整理用具を用いて保存しなければならない。

3 第1項の規定により簿冊を書庫に保存する場合においては、原則として、保存文書一覧表を作成しておくものとする。

4 前3項の規定にかかわらず、庶務事務システムにより処理した文書(電磁的記録に限る。)は、次に定めるところにより、適正に保存し、及び管理しなければならない。

(1) 毀損、滅失、改ざん、漏えい等が生じないようにすること。

(2) 情報化の進展状況、記録媒体の耐用年数等を勘案して、必要に応じて、定期的なバックアップ等の措置を講じること。

(保存期間)

第40条 文書の保存期間は、法令その他別に定めのあるものを除き、次のとおりとする。

(1) 長期(11年以上)

(2) 10年

(3) 5年

(4) 1年

2 文書の保存期間は、別表第2に定める基準に従い、主管課長が定める。

3 文書の保存期間は、暦年編集のものにあっては翌年1月1日から、会計年度編集のものにあっては翌年度4月1日から起算する。

(保存期間の見直し)

第40条の2 課長は、保存期間を経過した保存文書について、その職務の遂行上特に必要があると認めるときは、一定の期間を定めて当該保存期間を延長することができる。当該延長に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとするときも、同様とする。

2 課長は、前条第1項第1号に該当する文書について、同条第3項の保存期間の起算日から起算して10年後に、またその後にあっては、適時にその必要性を精査し、保存期間の見直しに努めるものとする。

(文書分類)

第41条 総務課長は、文書の整理に当たって、事務の性質、内容等に応じた系統的な分類の基準及び当該基準の記号を定めた文書分類を作成する。

2 文書分類は、大分類、中分類及び小分類からなる階層構造によるものとする。

(簿冊基準)

第42条 課長は、文書を系統的に整理し、並びに保管及び保存するため、簿冊名、簿冊の保存期間等を文書分類と関連付けた簿冊基準を作成しなければならない。

2 課長は、簿冊基準の作成に当たり、下関市情報公開条例(平成17年条例第16号)第6条第1項各号に該当する情報が含まれないよう留意するものとする。

(書庫の管理)

第43条 書庫は、総務課長が管理する。

2 書庫内においては、常に清潔整理を維持し、一切の火気を使用してはならない。

(保存文書の借覧)

第44条 保存文書は、市職員のほか、借覧することができない。

2 保存文書を借覧しようとするときは、借覧証に必要事項を記入し、主管課長の承認を受けなければならない。

3 文書の借覧期間は、6日以内とする。ただし、期間内に返還することができないときは、更に前項の手続によることができる。

4 主管課長は、借覧期間中であっても、必要があると認めるときは、いつでも返還を求めることができる。

(借覧文書の持出及び転貸禁止)

第45条 借覧文書は、庁外に持ち出し、又は他に転貸してはならない。ただし、主管課長の承認を受けたときは、庁外に持ち出すことができる。

(借覧文書の紛失又はき損)

第46条 借覧文書を紛失又はき損したときは、始末書を主管課長に提出しなければならない。

(保存文書の廃棄処分)

第47条 課長は、保存期間が経過した保存文書で、なお期間を限り保存する必要がないと認めるものについては、廃棄処分するものとする。

2 課長は、廃棄処分する文書のうちに他見を避けるものがあるときは、その部分を焼却する等適当な処置をとらなければならない。

第7章 雑則

(文書管理システム)

第48条 組織的な文書管理を行うため、下関市文書管理システム(以下「システム」という。)を設ける。

2 システムは、起案用紙及び供覧用紙の作成並びに文書の日付、種類等に係る情報(以下「文書の情報」という。)を管理する機能を備えるものとする。

3 課長は、文書の収受、起案、供覧、発送等の事務を行うときは、原則として、システムに文書の情報を登録しなければならない。

4 課長は、文書整理簿をシステムをもって管理する。

5 総務課長は、文書分類をシステムをもって管理し、内容を変更したときは、速やかに課長に通知するものとする。

6 課長は、簿冊基準をシステムをもって管理する。

(附属機関)

第49条 附属機関における文書の取扱いについては、この規程を準用する。

(その他)

第50条 この規程の施行について必要な事項は、総務課長が定める。

附 則

この訓令は、平成17年2月13日から施行する。

附 則(平成17年4月28日訓令第33号)

この訓令は、平成17年5月1日から施行する。

附 則(平成17年9月30日訓令第36号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成17年10月1日から施行する。

附 則(平成18年3月31日訓令第3号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成18年5月29日訓令第8号)

この訓令は、平成18年6月1日から施行する。

附 則(平成19年3月28日訓令第6号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日以後に、収入役が地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号)附則第3条の規定により、なお従前の例により在職している場合においては、この訓令による改正前の下関市文書取扱規程様式第6号及び様式第7号の規定は、なおその効力を有する。この場合において、これらの様式中「助役」とあるのは、「副市長」とする。

3 この訓令の施行の際、この訓令による改正前の下関市文書取扱規程様式第6号及び様式第7号による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。

附 則(平成20年4月1日訓令第7号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成20年4月23日訓令第8号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成20年4月23日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際、この訓令による改正前の下関市文書取扱規程様式第6号及び様式第7号による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。

附 則(平成21年3月23日訓令第5号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成21年6月30日訓令第12号)

この訓令は、平成21年7月1日から施行する。

附 則(平成22年1月27日訓令第2号)

この訓令は、平成22年2月1日から施行する。

附 則(平成22年3月30日訓令第4号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成22年3月31日訓令第10号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成22年5月26日訓令第13号)

この訓令は、平成22年6月1日から施行する。

附 則(平成23年3月31日訓令第5号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成24年3月29日訓令第3号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成25年3月29日訓令第3号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令による改正後の下関市文書取扱規程の規定は、この訓令の施行前に行う平成25年4月1日以後の日を始期とする普通財産の貸付契約に係る事務についても適用する。

3 この訓令の施行の際、現に使用している主管課備付の受付印については、当分の間これを使用することができるものとする。

附 則(平成26年3月31日訓令第2号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成26年10月28日訓令第7号)

この訓令は、平成26年10月28日から施行する。

附 則(平成27年3月31日訓令第1号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成27年6月29日訓令第11号)

この訓令は、平成27年6月29日から施行する。

附 則(平成28年3月29日訓令第5号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成29年3月2日訓令第2号)

この訓令は、平成29年3月6日から施行する。

附 則(平成29年3月31日訓令第9号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成29年6月30日訓令第11号)

この訓令は、平成29年7月1日から施行する。

附 則(平成29年8月31日訓令第16号)

この訓令は、平成29年9月1日から施行する。

附 則(平成30年3月30日訓令第2号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際、この訓令による改正前の様式第2号及び様式第4号による用紙で現に残存するものは、なお使用することができる。

附 則(平成30年7月24日訓令第12号)

この訓令は、平成30年7月24日から施行する。

附 則(平成31年3月29日訓令第4号)

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。ただし、第13条第2項第5号の改正規定は、平成31年7月1日から施行する。

附 則(令和元年12月18日訓令第3号)

この訓令は、令和元年12月18日から施行する。

附 則(令和2年2月28日訓令第1号)

(施行期日)

1 この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令による改正前の下関市文書取扱規程第40条の規定による保存年限が永年である文書は、この訓令による改正後の下関市文書取扱規程(以下「新規程」という。)第40条の規定による保存期間が長期である文書とみなして、新規程の規定を適用する。

附 則(令和2年3月26日訓令第5号)

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

別表第1(第8条関係)

文書の区分

受付印押印の方法

配布の方法

備考

電報

開封し、文書の余白に押印する。

主管課又は名宛人に電報配布簿により配布する。

 

書留郵便物

封をしたまま押印する。ただし、開封しないと主管課又は名宛人が判明しないときは開封し、文書の余白に押印する。

主管課又は名宛人に書留配布簿により配布する。

 

その他の文書

開封しないでも主管課又は名宛人が判明する文書

 

 

主管課又は名宛人に封をしたまま文書棚を用いて配布する。

受付印の押印を求められたときは、文書の余白に押印する。

開封しないと主管課又は名宛人が判明しない文書

訴願、訴訟、不服申立てその他収受の日時が権利の得喪又は変更に係る文書

開封し、文書の余白に押印する。

主管課又は名宛人に直接配布する。

収受時刻を文書の余白に明記する。

 

新聞、雑誌等の定期刊行物、軽易な報告書、パンフレット、ポスター類、単なる送り状その他定例的又は軽易な文書

開封するが、押印しない。

主管課又は名宛人に文書棚を用いて配布する。

 

別表第2(第40条関係)

文書保存期間基準表

保存期間

文書の種別

長期(11年以上)

(1) 条例、規則その他例規の原議

(2) 事務事業の計画及びその実施に関する文書で特に重要なもの

(3) 市史及びその資料となる文書で重要なもの

(4) 市議会議案等の原議

(5) 議決書その他市議会に関する文書で特に重要なもの

(6) 所轄行政庁からの令達、通知その他往復文書で重要なもの

(7) 訴訟、調停、和解、不服申立て等に関する文書で重要なもの

(8) 調査、研究、統計等に関する文書で特に重要なもの

(9) 人事、給与等に関する文書で特に重要なもの

(10) 儀式、表彰及び行事に関する文書で特に重要なもの

(11) 予算及び決算並びに会計に関する文書で特に重要なもの

(12) 契約、協定等に関する文書で特に重要なもの

(13) 公有財産の取得、管理、処分等に関する文書で特に重要なもの

(14) 隣接市町村との廃置分合及び境界変更に関する文書

(15) 事務引継ぎに関する文書で重要なもの

(16) その他重要であって、長期保存の必要があると認められる文書

10年

(1) 事務事業の計画及びその実施に関する文書で重要なもの

(2) 市議会に関する文書で重要なもの

(3) 訴訟、調停、和解、不服申立て等に関する文書(主管課長が10年保存する必要がないと認めるものを除く。)

(4) 法令(条例を含む。)により行った処分に関する文書で重要なもの

(5) 租税その他各種公課に関する文書(主管課長が10年保存する必要がないと認めるものを除く。)

(6) 調査、研究、統計等に関する文書で重要なもの

(7) 人事、給与等に関する文書で重要なもの

(8) 儀式、表彰及び行事に関する文書で重要なもの

(9) 予算及び決算並びに会計に関する文書で重要なもの

(10) 契約、協定等に関する文書で重要なもの

(11) 公有財産の取得、管理、処分等に関する文書で重要なもの

(12) 申請、照会、回答、依頼、報告、通知等に関する文書で重要なもの

(13) その他10年間保存の必要があると認められる文書

5年

(1) 事務事業の計画及びその実施に関する文書

(2) 市議会に関する文書

(3) 法令(条例を含む。)により行った処分に関する文書

(4) 調査、研究、統計等に関する文書

(5) 人事、給与等に関する文書

(6) 儀式、表彰及び行事に関する文書

(7) 予算及び決算並びに会計に関する文書

(8) 契約、協定等に関する文書

(9) 補助金の申請及び交付に関する文書

(10) 公有財産の取得、管理、処分等に関する文書

(11) 申請、照会、回答、依頼、報告、通知等に関する文書

(12) その他5年間保存の必要があると認められる文書

1年

(1) 事務事業の実施に関する文書で軽易なもの

(2) 人事、給与等に関する文書で軽易なもの

(3) 予算及び決算並びに会計に関する文書で軽易なもの

(4) 申請、照会、回答、依頼、報告、通知等に関する文書で軽易なもの

(5) その他定例的又は軽易な文書で1年を超えて保存する必要がないと認められるもの

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下関市文書取扱規程

平成17年2月13日 訓令第4号

(令和2年4月1日施行)

体系情報
第5編 務/第2章 文書・公印
沿革情報
平成17年2月13日 訓令第4号
平成17年4月28日 訓令第33号
平成17年9月30日 訓令第36号
平成18年3月31日 訓令第3号
平成18年5月29日 訓令第8号
平成19年3月28日 訓令第6号
平成20年4月1日 訓令第7号
平成20年4月23日 訓令第8号
平成21年3月23日 訓令第5号
平成21年6月30日 訓令第12号
平成22年1月27日 訓令第2号
平成22年3月30日 訓令第4号
平成22年3月31日 訓令第10号
平成22年5月26日 訓令第13号
平成23年3月31日 訓令第5号
平成24年3月29日 訓令第3号
平成25年3月29日 訓令第3号
平成26年3月31日 訓令第2号
平成26年10月28日 訓令第7号
平成27年3月31日 訓令第1号
平成27年6月29日 訓令第11号
平成28年3月29日 訓令第5号
平成29年3月2日 訓令第2号
平成29年3月31日 訓令第9号
平成29年6月30日 訓令第11号
平成29年8月31日 訓令第16号
平成30年3月30日 訓令第2号
平成30年7月24日 訓令第12号
平成31年3月29日 訓令第4号
令和元年12月18日 訓令第3号
令和2年2月28日 訓令第1号
令和2年3月26日 訓令第5号