2　文書主任は、課長補佐(課長補佐が2人以上置かれている課にあっては、課長の指定する課長補佐)をもって充てる。ただし、課に課長補佐が置かれていないときは、課長が指定する者をもって文書主任とする。

3　文書主任は、課長の命を受けて、その課における次に掲げる事務を処理する。

4　文書主任が不在のときは、文書主任でない課長補佐又は課長が指定する者がその事務を代行する。

2　課長は、文書に係る次条第1項第2号アの文書整理簿を文書管理システムをもって管理する。

3　総務課長は、第41条の文書分類を文書管理システムをもって管理し、その内容を変更したときは、速やかに課長に通知するものとする。

4　課長は、第42条の簿冊基準を文書管理システムをもって管理する。

2　前項第2号に定めるもののほか、各課に必要な簿冊を置くことができる。

2　課長は、総務課備付けの文書配布棚(以下「文書棚」という。)を用いて配布された文書等で、収受日付印(以下「受付印」という。)を要するものについては、総務課長に押印を求めなければならない。ただし、主管課備付けの受付印を押印する場合は、これによることができる。

3　前項ただし書の受付印には、収受の日付、主管課の名称、文書の番号及び受付印であることがわかる文字を表示するものとする。この場合において、主管課の名称の文字数が多いときは、主管課を判別できる範囲でその一部を省略することができる。

4　前2項の規定にかかわらず、電磁的記録を到着文書とみなす場合(紙文書をスキャナ等により電磁的記録としたものを到着文書とみなす場合を含む。)は、受付印を押印しないものとする。

2　文書(軽易な文書及び別に管理する文書を除く。)の決裁は、原則として、電子決裁の方法により行われなければならない。

2　電子計算機を使用して紙決裁のために起案本文を作成する場合は、起案本文用紙に代えて、原則として次の書式により出力したものを使用することができる。

3　文書を起案したときは、当該文書(庶務事務システムにより処理する文書、軽易な文書及び別に管理する文書を除く。)を文書整理簿に登載するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、起案を要する文書で重要若しくは異例に属すると認められるもの又は処理について長期の日時を要するものは、供覧用紙を用い、供覧用紙の所定の欄に「一応供覧」と記載し、意見等を付して速やかに上司に供覧し、その指示又は承認を受けなければならない。

3　前2項の場合において、文書管理システムにより電子決裁を行うとき、別に供覧する様式を定めているとき、又は軽易な事件で文書の余白に供覧する旨を記載し、若しくは簡易な様式を添付して処理するときは、供覧用紙を用いないことができる。

4　文書を供覧したときは、当該文書(軽易な文書及び別に管理する文書を除く。)を文書整理簿に登載するものとする。

2　記号は、「下」の次に課名の頭文字を付したものとする。ただし、2以上の課において同一となる次の記号については、当該各号に掲げる課の組織名中の文字例によるものとする。

3　前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる課の記号については、「下」の次に当該各号に掲げる文字例を付したものとする。

4　第2項の規定にかかわらず、豊田中央病院の記号は、「下豊中病」とする。

5　総務課長は、特に必要があると認める場合は、前3項及び第8項の規定にかかわらず、別に記号を設けることができる。

6　課長は、課に属する出先機関に係る文書について、必要に応じ別に記号を設けることができる。この場合の記号については、その課の記号に、当該出先機関の名称中の文字のうちの1文字を加えたものとする。

7　番号は、記号ごとの暦年による一連番号とする。ただし、同一事件に属する文書は、完結するまで同一番号を用いなければならない。

8　第2項の規定にかかわらず、指令文書の記号は、「下関市指令」の次に課名の頭文字を付したものとする。ただし、第2項各号及び第3項各号に掲げる課の記号については「下関市指令」の次に当該各号に掲げる文字例を付したものとし、豊田中央病院の記号については「下関市指令」の次に「豊中病」を付したものとする。

9　第1項の規定にかかわらず、文書の形式又は性質によっては、記号及び番号を付さないことができるものとする。

2　合議を受けた関係部長又は関係課長は、必要があると認めるときは、関係課長又は関係係長等を経由させることができる。

3　合議は、関係の深い順に行わなければならない。

4　合議を受けた回議書は、直ちに処理しなければならない。ただし、処理に日時を要するときは、その旨を主管課長(回議書が担当課長の専決事項に係るものである場合は、当該担当課長とする。次項において同じ。)に通知しなければならない。

5　合議を受けた関係部長又は関係課長は、合議を受けた回議書の内容に異議があるときは、主管部長又は主管課長(以下この項において「主管部課長」という。)と協議するものとする。この場合において、主管部課長と合議を受けた関係部長又は関係課長とで意見が異なり協議が整わないときは、主管部課長は、上司にその旨を報告し、その指示を受けなければならない。

2　前項の規定により合議者以外の者が合議を受けた場合は、速やかにその不在であった者にその旨を報告しなければならない。

2　総合政策部長は、前項の場合において必要があると認めるときは、関係課長又は関係係長等を経由させることができる。

2　次に掲げる回議書は、総務課長に合議しなければならない。

3　総務部長又は総務課長は、前2項の場合において必要があると認めるときは、関係課長又は関係係長等を経由させることができる。

2　附属機関(地方自治法第138条の4第3項の規定により設置される機関をいう。以下同じ。)の設置又は運営を定める条例又は規則の制定、改正及び廃止に係る回議書は、職員課長に合議しなければならない。

2　次に掲げる回議書で、決裁区分が甲、乙又は丙に属するものについては財政課長を経由して財政部長に、決裁区分が丁又は丁2に属するものについては財政課長に合議しなければならない。

3　前2項の規定は、地方公営企業法(昭和27年法律第292号)の適用を受ける会計に係る回議書については、適用しない。

2　起案者は、回議書を廃案にしたときは、その旨を文書整理簿に登載するものとする。

2　起案者は、前項の規定により改めて順次決裁を受ける場合は、変更する前の原議書に変更を加える箇所及び内容並びにその理由を付した資料を添付しなければならない。

2　公印の押印については下関市公印規則(平成17年規則第6号)に定めるところにより、電子署名の付与については下関市電子署名規則(平成30年規則第61号)に定めるところにより、行わなければならない。

3　第1項ただし書の規定により、公印の押印及び電子署名の付与を省略する場合は、発送する文書(様式等の定めがあるものを除く。)の発信者名の下に「(公印省略)」と表示し、かつ、原議書に「公印省略」と表示するものとする。

2　未完結文書は、常に一定の場所に整理保管し、担当者が不在の場合でも処理の経過がわかるようにしなければならない。

2　前項ただし書の規定により紙完結文書等の簿冊を書庫に保存する場合は、総務課長が指定する文書保存箱その他長期の保存に耐えることができる整理用具を用いて保存しなければならない。

3　第1項ただし書の規定により紙完結文書等の簿冊を書庫に保存する場合においては、原則として、保存文書一覧表を作成しておくものとする。

4　電子情報システムにより処理した文書(電磁的記録に限る。)は、次に定めるところにより、適正に保存し、及び管理しなければならない。

2　文書の保存期間は、別表第2に定める基準に従い、主管課長が定める。

3　文書の保存期間は、暦年編集のものにあっては翌年1月1日から、会計年度編集のものにあっては翌年度4月1日から起算する。

2　課長は、前条第1項第1号に該当する文書について、同条第3項の保存期間の起算日から起算して10年後に、またその後にあっては、適時にその必要性を精査し、保存期間の見直しに努めるものとする。

2　文書分類は、大分類、中分類及び小分類からなる階層構造によるものとする。

2　課長は、簿冊基準の作成に当たり、下関市情報公開条例(平成17年条例第16号)第6条第1項各号に該当する情報が含まれないよう留意するものとする。

2　書庫内においては、常に清潔整理を維持し、一切の火気を使用してはならない。

2　保存文書を借覧しようとするときは、借覧証に必要事項を記入し、主管課長の承認を受けなければならない。

3　文書の借覧期間は、6日以内とする。ただし、期間内に返還することができないときは、更に前項の手続によることができる。

4　主管課長は、借覧期間中であっても、必要があると認めるときは、いつでも返還を求めることができる。

2　課長は、廃棄処分する文書のうちに他見を避けるものがあるときは、その部分を焼却する等適当な処置をとらなければならない。

この訓令は、平成17年2月13日から施行する。

この訓令は、平成17年5月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成17年10月1日から施行する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、平成18年6月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の日以後に、収入役が地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号)附則第3条の規定により、なお従前の例により在職している場合においては、この訓令による改正前の下関市文書取扱規程様式第6号及び様式第7号の規定は、なおその効力を有する。この場合において、これらの様式中「助役」とあるのは、「副市長」とする。

3　この訓令の施行の際、この訓令による改正前の下関市文書取扱規程様式第6号及び様式第7号による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成20年4月23日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、この訓令による改正前の下関市文書取扱規程様式第6号及び様式第7号による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年7月1日から施行する。

この訓令は、平成22年2月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年6月1日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正後の下関市文書取扱規程の規定は、この訓令の施行前に行う平成25年4月1日以後の日を始期とする普通財産の貸付契約に係る事務についても適用する。

3　この訓令の施行の際、現に使用している主管課備付の受付印については、当分の間これを使用することができるものとする。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年10月28日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年6月29日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成29年3月6日から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、平成29年7月1日から施行する。

この訓令は、平成29年9月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、この訓令による改正前の様式第2号及び様式第4号による用紙で現に残存するものは、なお使用することができる。

この訓令は、平成30年7月24日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。ただし、第13条第2項第5号の改正規定は、平成31年7月1日から施行する。

この訓令は、令和元年12月18日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正前の下関市文書取扱規程第40条の規定による保存年限が永年である文書は、この訓令による改正後の下関市文書取扱規程(以下「新規程」という。)第40条の規定による保存期間が長期である文書とみなして、新規程の規定を適用する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年7月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和4年3月14日から施行する。

(経過措置)

2　前項の規定にかかわらず、令和3年度以前の予算執行に係る文書に関する事務については、なお従前の例による。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。