○下関市立小学校及び中学校文書取扱規程

平成25年3月25日

教育委員会訓令第3号

目次

第1章 総則(第1条―第4条)

第2章 簿冊(第5条)

第3章 文書の収受及び処理(第6条―第12条)

第4章 文書の浄書及び発送(第13条―第17条)

第5章 文書の整理、編集及び保存(第18条―第21条)

第6章 雑則(第22条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、下関市立小学校及び中学校(以下「学校」という。)における文書(下関市情報公開条例(平成17年条例第16号)第2条第2号に規定する公文書をいう。以下同じ。)の取扱いについて、必要な事項を定めることを目的とする。

(文書取扱いの原則)

第2条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常に事務能率の向上に役立つように処理されなければならない。

(校長の責務)

第3条 校長は、常にその学校の文書事務が円滑適正に処理されるように努め、所属職員を指導しなければならない。

(文書主任等)

第4条 校長の文書事務を補佐するため、学校に文書主任を置く。また、必要に応じて文書取扱者を置くことができる。

2 文書主任及び文書取扱者(以下「文書主任等」という。)は、校長の指定する者とする。

3 文書主任は、校長の命を受けて、その学校における次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書処理の促進及び改善に関すること。

(2) 文書の整理及び保管に関すること。

(3) その他文書処理に関し必要なこと。

4 文書取扱者は、文書主任を助け、前項各号に掲げる事務を処理する。

第2章 簿冊

(備付簿冊)

第5条 学校に文書整理簿(様式第1号)を備えるものとする。

2 前項に定めるもののほか、学校に必要な簿冊を置くことができる。

第3章 文書の収受及び処理

(収受手続)

第6条 文書主任等は、学校に到着した文書を収受したときは、当該文書に収受日付印(様式第2号)を押印し、文書整理簿に登載した上、校長の閲覧に供しなければならない。ただし、軽易な文書及び別に管理する文書(以下、「軽易な文書等」という。)については、収受日付印の押印及び文書整理簿への登載を省略することができる。

2 電子メール、ファクシミリ等(以下「電子メール等」という。)による照会、回答、報告等で重要なものについては、速やかに保存に耐えうる紙に出力しなければならない。この場合において、当該出力した紙を到着文書とみなす。

(処理の原則)

第7条 校長は、前条第1項の規定により文書を閲覧したときは、自ら処理するもののほか、処理期限等を指示して、当該事務の担当職員に起案又は供覧の処理をさせなければならない。

(文書の起案)

第8条 文書の起案は、起案用紙(様式第3号)を用い、次により作成しなければならない。ただし、一定の様式があるもの、定例のもので一定の簿冊によって処理できるもの又は簡易な事件で文書の余白に処理案を朱記して処理できるものは、この限りでない。

(1) 件名及び伺文を簡潔に記載すること。

(2) 文字は、常用漢字、現代仮名遣いにより、文意は簡明、字画は明りょうであること。字句を訂正したときは、訂正者が認印すること。

(3) 必要により起案理由を付け、関係法令の条文その他参考資料を付記し、かつ、関係書類を添付すること。

(4) 施行上特殊な取扱いを必要とするものは、その旨を表示すること。

2 文書を起案したときは、当該文書を文書整理簿に登載するものとする。ただし、軽易な文書等については、これを省略することができる。

(文書の供覧)

第9条 文書の供覧は、別に供覧する様式の定めがあるものを除き、文書の余白に供覧する旨を記載して行わなければならない。

2 文書を供覧したときは、当該文書を文書整理簿に登載するものとする。ただし、軽易な文書等については、これを省略することができる。

(文書の例式)

第10条 文書の例式等は、下関市公文例及び用字用語等に関する規程(平成17年訓令第5号)によるものとする。

(文書の記号及び番号)

第11条 文書整理簿に登載する文書は、すべて記号及び番号を付さなければならない。

2 記号は、学校名の略称を付したものとする。

3 番号は、記号ごとの会計年度による一連番号とする。ただし、同一事件に属する文書は、完結するまで同一番号を用いなければならない。

(電話又は口頭による照会)

第12条 電話又は口頭による照会、回答、報告等で重要なものについては、文書を作成し、この章の規定に準じて処理しなければならない。

第4章 文書の浄書及び発送

(浄書及び校合)

第13条 文書を施行するときは、原則として、起案者が浄書及び校合をしなければならない。

(文書の日付)

第14条 文書の日付は、当該文書の発送等の年月日とする。ただし、原議書において、日付の決定があるものについては、当該決定された日付による。

(公印の押印等)

第15条 浄書済の文書で発送を要するものは、公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書等については、これを省略することができる。

2 公印の押印については下関市教育委員会公印規則(平成17年教育委員会規則第10号)に定めるところにより、行わなければならない。

(電子メール等で発送する文書)

第16条 前条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略した文書は、電子メール等で発送することができる。

(文書の処理後の整理)

第17条 校長は、文書を処理させたときは、その旨を文書整理簿に記入させ、及び当該文書を整理させなければならない。ただし、軽易な文書等については、文書整理簿への記入を省略させることができる。

第5章 文書の整理、編集及び保存

(整理の原則)

第18条 文書は、常に整理し、重要なものは非常災害に際して支障がないようあらかじめ準備しておかなければならない。

2 未完結文書は、常に一定の場所に整理保管し、担当者が不在の場合でも処理の経過がわかるようにしなければならない。

3 完結文書は、次に定めるところにより、これを整理しなければならない。

(1) 編集及び成冊は、会計年度(暦年編集を要するものは、暦年)ごとに保存期間別、種類別によること。

(2) 分類は、別に定める文書分類表によること。

(文書の保存)

第19条 暦年編集の簿冊は翌年3月31日までに、会計年度編集の簿冊は翌年度7月31日までに整理し、書庫等においてこれを保存するものとする。

(保存年限)

第20条 文書の保存年限については、別に定めのあるものを除き、次のとおりとする。

(1) 永年保存

(2) 10年保存

(3) 5年保存

(4) 1年保存

2 前項各号のそれぞれに属する文書の分類は、文書分類表によるものとする。

3 文書の保存期間は、暦年編集のものは、翌年1月1日から、会計年度編集のものは、翌年度4月1日から起算する。

(保存文書の廃棄処分)

第21条 校長は、保存期間が経過した保存文書で、なお期間を限り保存する必要がないと認めるものについては、廃棄処分するものとする。

2 校長は、廃棄処分する文書のうちに他見を避けるものがあるときは、その部分を裁断する等適当な処置をとらなければならない。

第6章 雑則

(その他)

第22条 この規程の施行について必要な事項は、教育長が定める。

附 則

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

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下関市立小学校及び中学校文書取扱規程

平成25年3月25日 教育委員会訓令第3号

(平成25年4月1日施行)