(目的)

第1条　この規程は、別に定めるものを除き、下関市上下水道局(以下「局」という。)における文書の取扱いについて、必要な事項を定めることを目的とする。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書は、全て正確かつ迅速に取り扱い、常に事務能率の向上に役立つように処理されなければならない。

(定義)

第2条の2　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(課所長の責務)

第3条　課長、センター長及び所長(以下「課所長」という。)は、常にその課、センター及び事務所(以下「課所」という。)の文書事務が円滑適正に処理されるように努め、所属職員を指導しなければならない。

(文書主任等)

第4条　課所長の文書事務を補佐するため、課所に文書主任を置く。

(企画総務課長の責務)

第5条　企画総務課長は、常に各課所における文書の取扱いに留意し、文書取扱いが適正かつ円滑に処理されるように指導しなければならない。

(文書管理システム)

第5条の2　課所長は、文書(軽易な文書及び別に管理する文書を除く。次項において同じ。)の収受、起案、供覧、発送等の事務を行うときは、原則として、文書管理システムに文書の情報を登録しなければならない。

(備付簿冊)

第6条　文書の取扱いに必要な簿冊は、次のとおりとする。

(収受手続)

第7条　到着文書は、企画総務課において収受し、別表第1に定めるところにより処理しなければならない。ただし、主管課所(当該文書の内容に係る事務を分掌する課所をいう。以下同じ。)に直接到着した文書は、主管課所において収受することができる。

(電子メール等による収受)

第8条　電子メール、ファクシミリその他電磁的記録(以下「電子メール等」という。)により送付のあった文書については、原則として、次の各号に掲げる収受の方法の区分に応じ、当該各号に定めるものを到着文書とみなす。

(数課所に関係ある文書)

第9条　2以上の課所に関係のある文書は、関係の最も深い課所に配布し、主管の明らかでないものについては、企画総務課長の定めるところによる。

(文書の回付)

第10条　課所長は、配布を受けた文書中主管に属しないものがあるときは、速やかに企画総務課に回付しなければならない。

(処理の原則)

第11条　課所長は、文書の配布を受けたとき又は直接到着した文書を収受したときは、速やかに閲覧し、自ら処理するもののほか、処理期限等を指示して、当該事務の担当職員に起案又は供覧の処理をさせなければならない。

(決裁の方法)

第11条の2　文書の決裁の方法は、次の各号に掲げる決裁の区分に応じ、当該各号に定めるとおりとする。

(文書の起案)

第12条　文書の起案は、起案用紙(様式第7号及び様式第8号)を用い、次により作成しなければならない。ただし、文書管理システム、勤怠管理システムその他の電子情報システムにより電子決裁を行うもの、一定の様式があるもの、定例のもので一定の簿冊によって処理できるもの又は軽易な事件で文書の余白に処理案を朱記し、若しくは簡易な様式を添付して処理できるものは起案用紙を用いないものとする。

(文書の供覧)

第13条　文書の供覧は、供覧用紙(様式第9号)を用い、供覧用紙の所定の欄に「供覧」と記載して行わなければならない。

(文書の例式)

第14条　文書の例式等は、下関市公文例及び用字用語等に関する規程(平成17年訓令第5号)の例による。

(文書の記号及び番号)

第15条　文書整理簿に登載する文書は、全て記号及び番号を付さなければならない。

(決裁区分の表示)

第16条　下関市上下水道局事務決裁規程(平成17年水道局規程第2号)に定める決裁区分の表示は、課所長の指示により起案者(起案又は供覧を行う担当職員をいう。以下同じ。)が回議書の所定の欄に表示しなければならない。

(関係課所長への合議)

第17条　他の課所に関係のある回議書は、関係課所長に合議しなければならない。

(関係課所長が不在のときの合議)

第18条　関係課所長が不在のときは、関係課所長補佐に合議しなければならない。

(企画総務課長への合議)

第18条の2　次に掲げる回議書は、企画総務課長に合議しなければならない。

(経営管理課長への合議)

第18条の3　次に掲げる回議書は、経営管理課長に合議しなければならない。

(急施の処理)

第19条　急施を要するもの及び通常の手続きを経る暇のないものは、口頭により直ちに決裁を受けることができる。この場合において、通常の手続きを事後速やかに行わなければならない。

(回議書の再回)

第20条　合議を受けた課所長は、回議書の再回を要するときは、その旨を表示しなければならない。

(回議書の廃案又は変更)

第21条　起案者は、回議書を廃案にし、又はその内容を変更する必要が生じたときは、上司の承認を受けなければならない。この場合において、当該回議書を関係課所長に合議したときは、起案者は、合議を終了した課所長に、その旨を説明しなければならない。

(決裁済みの回議書の変更)

第21条の2　決裁済みの起案又は供覧の文書(以下「原議書」という。)の内容を変更する必要が生じた場合は、当該変更を行うための文書を起案し、改めて順次決裁を受けなければならない。ただし、当該変更の内容が、客観的に明白な計算違い、誤記、誤植、脱字その他の軽微な誤りに係るものであるときは、この限りでない。

(回議書の持ち回り)

第22条　回議書は、原則として、起案者が自ら持ち回らなければならない。

(議案等の処理)

第23条　原議書のうち、議案、規程及び告示に関するものは、次に定めるところにより処理しなければならない。

(電話又は口頭による照会)

第24条　電話又は口頭による照会、回答、報告等で重要なものについては、文書を作成し、この章の規定に準じて処理しなければならない。

(浄書及び校合)

第25条　文書を施行するときは、原則として、起案者が浄書及び校合をしなければならない。

(文書の日付)

第26条　文書の日付は、当該文書の発送等の年月日とする。ただし、原議書において、日付の決定があるものについては、当該決定された日付による。

(公印の押印等)

第27条　浄書済みの文書で発送を要するものは、公印を押し、又は電子署名(電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。以下この条において同じ。)を付与しなければならない。ただし、軽易な対外文書(義務を課し、又は権利を制限する文書を除く。)及び対内文書については、これらを省略することができる。

(対内文書の発送)

第28条　対内文書は、電子メール等で発送し、又は文書棚を利用して配布するものとする。ただし、これにより難いときは、この限りでない。

(対外文書の発送)

第29条　第27条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略した対外文書で相手方が電子メール等で発送することを承認したものは、電子メール等で発送することができる。

(事務担当の表示)

第30条　発送する文書には、様式等の定めがある場合を除き、必要に応じて当該文書の末尾に課所名、係室名、電話番号等を表示することができる。

(文書の処理後の整理)

第31条　課所長は、文書を処理させたときは、その旨を文書整理簿に記入させ、及び当該文書を整理させなければならない。

(整理の原則)

第32条　文書は、常に整理し、重要なものは非常災害に際して支障がないようあらかじめ準備しておかなければならない。

(完結文書の整理等)

第33条　完結文書は、文書管理システムにおいて整理しなければならない。ただし、文書管理システムに登録した紙の原本及び紙添付文書並びに別に管理する文書、簡易な文書その他の紙決裁による完結文書(以下「紙完結文書等」という。)は次に定めるところにより、これを整理しなければならない。

(保管の例外)

第33条の2　企画総務課長は、事務処理上特に必要があると認めるときは、主管課所の文書を主管課所とは異なる特定の課所に保管させることができる。

(文書の保存)

第34条　完結文書は、文書管理システムにおいて保存しなければならない。ただし、紙完結文書等については、主管課所において保管することが適当であるものを除き、書類庫その他所定の箇所(以下「書類庫等」という。)においてこれを保存するものとする。

(保存期間)

第35条　文書の保存期間は、法令その他別に定めのあるものを除き、次のとおりとする。

(保存期間の見直し)

第35条の2　主管課所長は、保存期間を経過した保存文書について、その職務の遂行上特に必要があると認めるときは、一定の期間を定めて当該保存期間を延長することができる。当該延長に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとするときも、同様とする。

(文書分類)

第36条　企画総務課長は、文書の整理に当たって、事務の性質、内容等に応じた系統的な分類の基準及び当該基準の記号を定めた文書分類を作成する。

(簿冊基準)

第37条　課所長は、文書を系統的に整理し、並びに保管及び保存するため、簿冊名、簿冊の保存期間等を文書分類と関連付けた簿冊基準を作成しなければならない。

(書類庫等の管理)

第38条　書類庫等は、主管課所長が管理する。

(保存文書の借覧)

第39条　保存文書は、局職員のほか、借覧することができない。

(借覧文書の持出及び転貸禁止)

第39条の2　借覧文書は、庁外に持ち出し、又は他に転貸してはならない。ただし、主管課所長の承認を受けたときは、庁外に持ち出すことができる。

(借覧文書の紛失又は毀損)

第39条の3　借覧文書を紛失又は毀損したときは、始末書を主管課所長に提出しなければならない。

(保存文書の廃棄処分)

第40条　課所長は、保存期間が経過した保存文書で、なお期間を限り保存する必要がないと認めるものについては、廃棄処分するものとする。

(その他)

第41条　この規程の施行について必要な事項は、管理者が定める。